UiTPAS Meetjesland en verenigingen: een succesverhaal


Infomoment UiTPAS EekloIn het Meetjesland is het verenigingenaanbod een essentieel deel van het aanbod cultuur, sport en jeugd. Om een voldoende ruim en gevarieerd aanbod te kunnen garanderen voor de UiTPAShouders, was het dan ook cruciaal om de verenigingen in dit verhaal te betrekken. De stuurgroep, COMEET en de deelnemende gemeenten zetten dan ook van het begin sterk in op het het verenigingsleven. En met succes: intussen zijn maar liefst 70 verenigingen ingestapt, waarvan een kleine 50% cultuur of socio-cultuur, 30% sportverenigingen en 20% jeugdverenigingen.  Hoe gingen we hierbij te werk? En wat zijn de opportuniteiten voor verenigingen?

Meerwaarde van UiTPAS voor verenigingen

UiTPAS is een schaalbaar systeem, dat zowel gebruikt kan worden door de grote, professionele aanbieders als door verenigingen die op vrijwilligers draaien. Waarom instappen als organisator?

  1. Je beloont de deelnemers aan je activiteiten én je leden met UiTpunten.
    Dankzij UITPAS beloon je je trouw publiek.
  2. Je spreekt een nieuw publiek aan.
    Dankzij de communicatiekanalen van UiTPAS bereik je mensen die je organisatie misschien nog niet kenden. Je kunt omruilvoordelen aanbieden om twijfelaars over de streep te trekken, en je activiteiten in de kijker te zetten!
  3. Je geeft activiteiten een duwtje in de rug.
    Een mooie activiteit georganiseerd, maar nog te weinig publiek? Zet je activiteit in de kijker door een omruilvoordeel aan te bieden, zoals een gratis ticket of een mooie korting in ruil voor een aantal punten. Zo kun je extra publiek aantrekken!
  4. Je verschijnt in extra communicatiekanalen.
    Zo worden alle UiTPASpartners opgenomen in de UiTPASkrant. Daarnaast verschijn je ook in nieuwsbrieven, infobladen …
  5. Ook mensen die het financieel moeilijk hebben, kunnen deelnemen aan je activiteiten.
    Als organisator wil je het liefst dat zoveel mogelijk mensen kunnen deelnemen aan jouw activiteit. Met UiTPAS maak je dat ook voor hen die het financieel wat moeilijker hebben, mogelijk. Je hoeft hiervoor zelf geen ingewikkelde systemen op te zetten: mensen die komen aankloppen met een UiTPAS Meetjesland met kansentarief, hebben recht op een vaste korting. Die korting wordt voor het grootste deel terugbetaald door de gemeente of stad waar ze inwoner van zijn.
  6. Verwerf inzichten over je publiek.
    Je kunt via UiTPAS een aantal statistieken opvragen over je deelnemers. Zijn het mannen of vrouwen? Hoe oud zijn ze? Je leert je publiek beter kennen! Anoniem, want binnen het UiTPAS-systeem wordt privacy ernstig genomen.

Inruilvoordelen als promotietool

Een handige tool voor extra promo zijn de inruilvoordelen, waarmee UiTPAShouders hun punten kunnen inruilen tegen een bepaald voordeel. Dat kan een extra korting zijn, een hapje of een drankje, een gratis activiteit, maar ook een rondleiding of een kijkje achter de schermen. Bekijk alle inruilvoordelen voor UiTPAS Meetjesland> 

Je kiest als organisator zelf het voordeel, waardoor je makkelijk zaken kunt aanbieden die geen aanslag hoeven te vormen op je financiën. Een voordeel kan zowel tijdelijk zijn als permanent. Als organisator heb je ten allen tijde de controle!

Er is geen monetaire waarde voor een UiTpunt. Toch is het belangrijk dat de inruilvoordelen afgestemd worden op elkaar, zodat er geen onevenwicht ontstaat. COMEET bewaakt dit: alle inruilvoordelen worden ingegeven via een formulier. Eens gecheckt, verschijnt het op www.uitpasmeetjesland.be. Hierbij wordt onderstaand kader gehanteerd:

  • minder dan 10 punten: gratis tastbare dingen (koffie, drankje) en kortingen op activiteit
  • 10 punten: bijvoorbeeld gratis ticket
  • meer dan 10 punten: voor exclusievere voordelen zoals een rondleiding achter de schermen,…

Aparte pagina voor organisatoren

Om als organisator maximaal gebruik te maken van de mogelijkheden die UiTPAS biedt, is het aan te raden hier zelf voldoende op in te zetten in bijvoorbeeld de eigen communicatie of op de activiteiten zelf. COMEET bundelde op www.uitpasmeetjesland.be/uitpaspartner logo’s, banners, promotekstjes, posters,… die kunnen hiervoor kunnen gebruikt worden. Op deze pagina vinden UITPASpartners ook alle handleidingen, info over inruilvoordelen …

Aanpak

Infomoment AssenedeEr werd vroeg gestart met het communiceren over UiTPAS naar verenigingen. Eind 2016 en begin 2017 stapten COMEET en de deelnemende besturen naar de verschillende adviesraden, om een eerste toelichting te geven over het systeem. Daarna werden in het voorjaar van 2016 aanvullende infomomenten voorzien:

 

 

  • In Assenede, waar nog geen systeem met kortingen was waarbij verenigingen betrokken werden, werd een gezamenlijk infomoment georganiseerd. Een groot succes! Je leest er meer over in deze blogpost. Sleutelelementen waren de aanwezigheid van een bestaande aanbieder uit het Gentse en to-the-point informatie.
  • In Eeklo bestond er al een kansenpas waarin ook verenigingenaanbod werd opgenomen. Hier werd geopteerd voor een infomoment waarop vrij in en uit kon worden gelopen, met verschillende standjes over de verschillende aspecten van UiTPAS: de punten, inruilvoordelen, kortingen, UiTdatabank …
  • Voor de lancering in september werd in zowel Assenede als Eeklo een praktische sessie voorzien met nogmaals een korte samenvatting van het systeem, maar vooral met alle info over het gebruik van de balie, de app, de NFC-lezer,…

Een cruciaal onderdeel van het overtuigen van verenigingen blijft echter wel de persoonlijke aanpak. Zo konden verenigingen in Assenede een toelichting vragen op een bestuursvergadering, of werd langsgegaan bij verenigingen voor een korte demo. Een arbeidsintensieve aanpak, die echter zijn vruchten afwierp. Dat ontging ook publiq (voorheen CultuurNet) niet: zij wijdden een blogpost aan de aanpak van Assenede. Herlees deze post hier>

Meer vragen over UiTPAS Meetjesland en verenigingen? Contacteer Stefanie De Pauw, projectmedewerker UiTPAS Meetjesland via stefanie.de.pauw@comeet.be