Starten met de UiTPAS: wie doet wat?


UiTPAS (Groeps)Bij het lanceren van UITPAS in een gemeente worden de taken verdeeld onder het OCMW, de gemeentelijke vrijetijdsdiensten, COMEET en publiq. Voor de start maakt COMEET een gedetailleerde retroplanning op, waarbij duidelijk aangegeven wordt wie welke taak op zich neemt.

Lokaal

  • Er wordt een lokale werkgroep opgericht die alles in goede banen leidt. Dit zijn de medewerkers van de betrokken diensten, die af en toe samenkomen en afstemmen.
  • Goedkeuring van reglement en overeenkomst. Er werd door de stuurgroep van UiTPAS Meetjesland hard gewerkt aan een regionale samenwerkingsovereenkomst en een regionaal reglement. Deze documenten moeten goedgekeurd worden door de gemeenteraad van de betrokken gemeente.
  • Technisch luik. De lokale werkgroep bepaalt hoeveel verschillende lezers en zuilen er moeten besteld worden. De IT dienst staat vervolgens in voor de installatie van de zuilen en de lezers, uiteraard met de nodige technische begeleiding van publiq.
  • Organisatie van de verkoop van de passen. Waar zullen de passen verkocht worden? Is er een kassasysteem? Waar worden de kaarten bewaard? Hoeveel passen moeten er besteld worden?
  • Procedure voor aanvraag van een pas met kansentarief. Waar zal de pas met kansentarief kunnen aangevraagd worden? Hoe verloopt dit?
  • Communicatieplan, algemeen en specifiek gericht op mensen in armoede. Het lanceren van UiTPAS brengt de nodige communicatie met zich mee. Hiervoor wordt lokaal een lokaal communicatieplan opgesteld & uitgevoerd, complementair aan de regionale communicatie-inspanningen. De UiTPAS wordt maximaal geïntegreerd in de bestaande lokale communicatiematrix. Hierin wordt specifiek aandacht besteed aan het bereiken van mensen in armoede, in overleg met OCMW, lokale armoedepartners,…
  • Overtuigen aanbieders. Wie start met UiTPAS, start sowieso met het volledige gemeentelijke vrijetijdsaanbod. Verenigingen kunnen later volgen of al van bij het begin betrokken worden om een zo ruim mogelijk aanbod te garanderen. Er worden lokale infomomenten georganiseerd voor verenigingen en er wordt een lokaal aanspreekpunt aangesteld. UiTPAS kan ook door scholen gebruikt worden, hiervoor kan een apart infomoment georganiseerd worden, waarop ook het aparte systeem dat voor scholen bestaat kan toegelicht worden.
  • Voorzien van welkomstvoordelen & omruilvoordelen. Om de aankoop van een UiTPAS aantrekkelijk te maken, voorziet het bestuur een aantal welkomstvoordelen: voordelen die onmiddellijk kunnen opgenomen worden zonder nog maar 1 punt gespaard te hebben. Daarnaast worden er ook omruilvoordelen voorzien, waarmee aanbieders hun aanbod extra in de kijker kunnen zetten. Bekijk de huidige voordelen hier>
  • Lokale lancering. UITPAS lanceren in je gemeente, dat doe je liefst met de nodige toeters en bellen! Aanwezigheid op verschillende bestaande evenementen? 1 apart lanceringsmoment? Dat hangt uiteraard af van de lokale context. Ook een aparte lancering op maat van pashouders met kansentarief, gekoppeld aan een activiteit waarin het vrijetijdsaanbod uitgelegd wordt bijvoorbeeld, behoort tot de mogelijkheden.

Regionaal

COMEET staat in voor deze taken:

  •  begeleiding van lokale lancering. Zo voorziet COMEET een kosteninschatting en een retroplanning, en volgt COMEET de timing & planning mee op.
  • groepsaankopen. COMEET centraliseert de bestelling van kaarten, lezers en zuilen zoveel mogelijk in groepsaankopen en volgt deze bestellingen op.
  • regionale communicatie. Er zijn verschillende regionale communicatiemiddelen zoals folders, UiTPASkrant, regionale website, nieuwsbrief… COMEET zorgt ervoor dat de uitbreiding van de UiTPAS regio meegenomen wordt in alle regionale kanalen, afgestemd op het lokale communicatieplan. Dankzij de regionale website www.uitpasmeetjesland.be hoeven instappende gemeenten zelf geen lokale UiTPAS website te voorzien.
  • infosessie gericht op verenigingen. COMEET werkt een infosessie uit voor adviesraden en verenigingen, en komt die ook minstens 1 keer geven.
  • opleiding. COMEET, samen met publiq, voorziet opleiding voor de baliemedewerkers en de verenigingen die met UiTPAS in aanraking zullen komen.
  • coördinatie stuurgroep. Alle UiTPAS-gemeenten in het Meetjesland, zowel de startende als eerder aangesloten, maken deel uit van de regionale stuurgroep, waar de lijnen van UiTPAS voor de toekomst uitgezet worden en er werk gemaakt wordt van ervaringsuitwisseling en kennisdeling.

publiq

  • begeleidt, samen met COMEET, de lokale uitrol. Publiq biedt advies over alle aspecten van de lokale implementatie: communicatie, toeleiding, overtuigen partners. Dankzij de ruime ervaring in andere regio’s kan publiq gericht doorverwijzen bij specifieke vragen en best practices aangeven. Hiervoor is publiq telkens
  • voorziet het systeem en biedt nodige technische ondersteuning
  • dankzij het uitgebreide kennisnetwerk van publiq kunnen startende gemeenten makkelijk terecht bij ervaren UiTPASregio’s voor antwoorden op specifieke vragen.

Meer weten over UiTPAS Meetjesland? Contacteer Stefanie De Pauw, projectmedewerker UiTPAS via stefanie.de.pauw@comeet.be.