Inventaris gemeentelijke archieven gelanceerd


Sinds 2018 werken Erfgoedcel en Welzijnsband Meetjesland aan de oplijsting van onze gemeentelijke archieven. Om opzoekingswerk gemakkelijker te maken, lanceren we het inventaris in een handige excellijst, samen met een handleiding.

Doel
In 2018 zijn Erfgoedcel en Welzijnsband Meetjesland gestart met een heuse inventarisronde en rapportage rond onze gemeentelijke archiefruimtes.
Het doel van het project was om zicht krijgen op de inhoud van onze gemeentearchieven tot voor 1975 (fusies).
Het resultaat mag er best wezen: een inventaris van zo’n 5500 entries op doosniveau, gebaseerd op bestaande inventarissen of op doosopschriften, aparte rapporten en een inventaris per gemeente.

Opvallende thema’s
Twee onderwerpen die in het heel wat gemeentearchieven terugkomen en minder onderzocht zijn:
– militiearchief gedateerd voor de wereldoorlogen: dit archief wordt vaak vergeten omdat de nadruk vaak ligt op de wereldoorlogen zelf
– archiefdocumenten inzake besmettelijke ziekten: een zeer actueel thema

Rapporten
Naast de oplijsting hebben we enkele rapporten samengesteld. Daarin vind je onder meer de voor- en nadelen, de toegang (tot de ruimte en het archief), de eventuele overdracht van archiefstukken naar het Rijksarchief Gent, onze bevindingen, conclusies en aanbevelingen.

Algemene verbeterpunten uit het rapport:

  • Verbeterpunten voor de archiefruimte
    • Stabiele temperatuur: grote temperatuurschommelingen zijn schadelijk
    • Stabiele luchtvochtigheid: een grote wisseling in luchtvochtigheid kan leiden tot de ontwikkeling van schimmels)
    • Natuurlijk licht in de archiefruimte: licht in de kan leiden tot een afname van de leesbaarheid van documenten
    • Een goed onderhouden archiefruimte: minder stof en vuil laat de kans op insecten en ongedierte dalen
  • Vele archieven gebruiken nog het NDC (Nationale Decimale Classificatiesysteem), een verouderde archiefstandaard. Een ordening op basis van taken en functies van de verschillende diensten zou een meerwaarde zijn
  • Vervangen van oude archiefdozen, die in sommige gevallen door bijvoorbeeld waterschade